Die Chance auf eine neue Meeting-Kultur

Sie kennen das sicher: Meetings, Workshops und vor allem die in vielen Unternehmen nicht wegzudenkende Vertriebstagung sind fester Bestandteil der Jahresplanung und wurden bislang ganz selbstverständlich im Präsenz-Format durchgeführt. Neben der reinen Wissensvermittlung sind auch der soziale Aspekt, also das persönliche Zusammentreffen und der sich anschließende informelle Teil fester Bestandteil solcher Veranstaltungen. Aktuell wird – notgedrungen – alles, was irgendwie möglich ist, digital durchgeführt. Nicht immer lassen sich per Videokonferenz vergleichbare Resultate erzielen. Doch möglicherweise finden sich auf diese Weise neue Wege und praktikable Alternativen, von denen Sie auch nach der Pandemie profitieren.

Mit den allgemeinen Lockerungen in der Gesellschaft kommt zunehmend auch die Frage auf, welche geschäftlichen Termine wieder im gewohnten Präsenz-Format durchgeführt werden können. Wenn Sie hierzu Ihre Mitarbeiter befragen, werden Sie ein differenziertes Bild erhalten: Während einige Mitarbeiter zur Rückkehr zur Normalität drängen, wollen andere aufgrund des andauernden Corona-Risikos bewusst auf Hotelübernachtungen verzichten oder äußern ihre Sorge, dass insbesondere bei geselligen Veranstaltungsteilen die eigene Achtsamkeit sinkt, den Abstand einzuhalten oder die Mundschutzmaske zu tragen.

Die Einschränkungen der Pandemie sind eine gute Gelegenheit, Sinn und Zweck bestehender Formate zu hinterfragen: Warum fand es statt und was wollten wir damit erreichen? Wie produktiv und nützlich erlebten wir die jeweilige Besprechung oder Veranstaltung. Was hat in diesem Format gut funktioniert und woran haben wir das gemerkt? Was hätten wir besser machen können? Was oder welche Personen hätten wir in diesem Format gebraucht, damit unsere Zielsetzung noch besser erreicht wird?

Welches Format passt zu Ihrer Veranstaltung?

In einem ersten Schritt sollten Sie spätestens jetzt alle regelmäßigen Besprechungen, die bislang der reinen Informationsvermittlung dienten, ersatzlos streichen. Sofern nicht bereits geschehen, aktivieren Sie passende Kanäle und informieren Sie Ihre Mitarbeiter künftig per E-Mail, Intranet oder auch mittels einer gut gemachte Video-Botschaft.

Steht fest, welche Meetings, Workshops oder Veranstaltungen mit welcher Zielstellung fortgeführt werden sollen, gilt es, das passende Format zu definieren: Muss es in den aktuellen Zeiten wirklich ein Präsenz-Format sein und würden die benötigten Personen überhaupt an einem analogen Format teilnehmen? Ist das Format online darstellbar oder braucht es eine Hybrid-Lösung?

Was braucht Ihr virtueller Gast?

Bei Ihren Überlegungen sollten Sie bedenken, dass sich bislang analoge Veranstaltungen nicht 1:1 in die virtuelle Zone übertragen lassen: Wird beispielsweise ein Außendiensttraining ohne Anpassung der Agenda in eine Videokonferenz übertragen, geht die Wirkung vermutlich verloren. Die Teilnehmer erleben eine beschallende Folienschlacht, die sie jedoch weder emotional berührt noch für das Tagesgeschäft motiviert. Online- und Hybrid-Veranstaltungen stellen uns vor besondere Herausforderungen hinsichtlich der Realisierung einer sinnlichen, auf- oder anregenden Atmosphäre. Wechseln Sie dazu doch einmal die Perspektive und überlegen Sie, was Ihr virtueller Gast braucht: Gestalten Sie den User Login so einfach wie möglich. Schaffen Sie Raum, um in Echtzeit gemeinsam Dinge zu entwickeln, zu bauen oder zu kreieren. Oder um gemeinsam Dinge zu spielen, zu rätseln oder zu tüfteln. Teilen Sie Freude und Genuss und unterstützen Sie auf diese Weise positiv die Entwicklung von Beziehungen im Team oder zu Ihren Kunden

Gestalten Sie auf Basis der Zielstellung eine Agenda, die Orientierung gibt und klare Zeitfenster für Redebeiträge, Interaktionen und Pausen vorsieht. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Zusammenarbeit in Video- bzw. Hybrid-Veranstaltungen eine höhere Konzentration erfordert und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer rascher nachlässt. So bietet es sich an, mehr Zeit für die einzelnen Agenda-Punkte einzuräumen oder den Workshop auf mehrere Tage zu verteilen, um Raum und Zeit für die analoge Weiterbearbeitung der Themen einzubinden. Timeboxing, eine aus dem agilen Projektmanagement bekannte Zeitmanagement-Methode, kann in Video- und Hybrid-Veranstaltungen dabei unterstützen, sowohl im Zeitplan als auch dynamisch zu bleiben.

Darum lohnt sich der Aufwand für Ihr Unternehmen

Das alles mag für Sie arbeitsintensiv klingen und vielleicht fragen Sie sich, ob sich der ganze Aufwand lohnt. Ich bin davon überzeugt, dass sich Online- und Hybrid-Events mehr und mehr etablieren und Technologien wie Virtual Reality und Augmented Reality dabei immer mehr an Bedeutung gewinnen werden. Gleichermaßen erfahren Präsenzveranstaltungen noch mehr Bedeutung und Wertschätzung im Sinne des persönlichen Beziehungsmanagements.

Namhafte Virologen schließen eine erneute Welle des Coronavirus im Herbst/Winter 2020 nicht aus. Mit Blick auf möglicherweise länger andauernde Kontaktbeschränkungen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um für anstehende Veranstaltungen das jeweils passende Format zu definieren und gezielt vorzubereiten.

Bei allen Herausforderungen glaube ich fest daran, dass Organisationen, Geschäftsbereiche und Teams jetzt die Chance haben, bestehende Besprechungs- und Veranstaltungsformate zu hinterfragen und eine Meeting-Kultur zu gestalten, die langfristig wirkt und von der sie auch in Zukunft profitieren können.

Gerne begleite ich Sie als Coach auf Ihrer Lernreise. Für Ihre Meetings, Workshops und Veranstaltungen entwickle ich gemeinsam mit Ihnen passende Formate und nutze dabei digitale Tools und Techniken, um den sozialen Austausch auch im digitalen Raum zu fördern. Ich räume digitale Hürden auch auf didaktischer Ebene aus dem Weg, sodass wir neue Potenziale des virtuellen Raumes flexibel nutzen können. Wir finden dort Lösungen, wo Sie allein bisher vielleicht noch nicht gesucht haben. So können Sie ressourcenorientiert neue und andere Wege gehen. Dabei geht es auch um das Ausprobieren und Testen digitaler Formate und die gemeinsame Weiterentwicklung – denn Zukunftsweisendes voranzutreiben ist meine Motivation.

Lassen Sie uns gemeinsam über Ihre Ziele der Meetings, Workshops und Veranstaltungen und die Umsetzungsmöglichkeiten sprechen. Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme unter jm@janinedodt.de oder +49 (0) 0176 / 35 49 77 70

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