So gelingen virtuelle Teamführung und Zusammenarbeit

Gewohnte Arbeitsweisen sind plötzlich nicht mehr möglich, denn viele Mitarbeiter befinden sich jetzt im Homeoffice. Dies stellt Unternehmen und Führungskräfte vor große Herausforderungen, denn laut einer aktuellen Studie der WHU – Otto Beisheim School of Management lag die Einsatzquote von einfachen IT-Lösungen zur Zusammenarbeit noch vor Ausbruch der Coronavirus-Krankheit im einstelligen Prozentbereich. Zudem sollen die gemeinsamen Ziele trotz des räumlich getrennten Arbeitens erreicht werden. Erfahren Sie hier, wie virtuelle Teamführung und Zusammenarbeit gelingen kann.

 

Auch die  Social Collaboration Studie 2019 bestätigt, dass die Instrumente zur sozialen Zusammenarbeit für ein Viertel der befragten Unternehmen bis vor Kurzem kaum eine Rolle spielten und sich etwa 60 % der Unternehmen in der Implementierungs- oder Planungsphase befanden. Die Einführung virtueller Tools wurde vielfach scharf diskutiert und stieß häufig auf Ablehnung. Jetzt geht es jedoch nicht mehr ohne und die neuen, virtuellen Kooperationsmöglichkeiten werden in Schallgeschwindigkeit eingeführt. Werden diese modernen Technologien – auch über die COVID-19-Ausnahmesituation hinaus – fest im Arbeitsalltag verankert, können im Ergebnis die Arbeitseffizienz um bis zu 50 % gesteigert, Geschäftsprozesse optimiert und Arbeitszeiten flexibilisiert werden. So lassen sich auch das Berufs- und Privatleben der Mitarbeiter besser miteinander vereinbaren und die Identifikation mit dem Arbeitgeber erhöhen.

Mit virtuellen Kooperationsmöglichkeiten einen Kulturwandel einleiten

Die Umsetzung des Nationalen Pandemieplans mit dem Ziel, die weitere Ausbreitung des neuartigen Coronavirus zu verlangsamen, bedeutet für Unternehmen und Führungskräfte, Ungewohntes in der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Teams oder mit den Lieferanten und weiteren relevanten externen Stakeholdern anzugehen: Die Prozesse der Zusammenarbeit müssen jetzt noch schneller virtuell umgesetzt werden. Virtuelle Teamarbeit ist jedoch nicht nur eine veränderte Vorgehensweise in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams, sondern leitet auch einen Kulturwandel des Unternehmens ein.

Für die Führungsteams gilt es jetzt umso mehr, „das Ohr an der Mannschaft“ zu haben und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den neuen Kooperationsmöglichkeiten unmittelbar spürbare Verbesserungen im eigenen Alltag erfahren.

Die Chance nutzen – Zusammenarbeit verbessern

Führungskräfte sollten die aktuelle Situation nutzen, um die Prozesse der Zusammenarbeit zu verbessern: intern zwischen den Mitarbeitern und Teams sowie extern mit den Lieferanten und den relevanten Akteuren in einem patientenorientierten Versorgungssystem. Mit diesen 4 Schlüsselfaktoren kann die virtuelle Führung erfolgreich umgesetzt werden:

  1. Commitment Top-Management: Um kurzfristig optimale Rahmenbedingungen für die virtuelle Teamarbeit zu etablieren, bedarf es einem starken Commitment der Führungsriege. Ein „Es läuft doch operativ auch so“ reicht jetzt nicht mehr aus.
  2. Vorbildfunktion Management: Die Führungskräfte sind in ihrer Vorbildfunktion gefragt, indem sie die Nutzung der neuen Tools zur virtuellen Zusammenarbeit vorleben.
  3. Vertrauenskultur: Virtuelle Zusammenarbeit erfordert Vertrauen in die Mitarbeiter. Gleichermaßen bedeutet dies, dass die Führungskräfte ein gewisses Maß an Kontrolle abgeben und stärker auf eine gemeinsame Definition und klare Vermittlung der Ziele achten. Das trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter übertragene Aufgaben als sinnvoll empfinden.
  4. Situative und transformationelle Führung: Um die Herausforderung der Führung virtueller Teams zu meistern, Mitarbeiter loszulassen und doch den Kontakt zu ihnen nicht zu verlieren, müssen Führungskräfte ein Fingerspitzengefühl dafür entwickeln, welchen Bedarf an Führung welcher Mitarbeiter je nach Situation hat. Dabei unterstützt die Führungskraft die Selbstständigkeit der Mitarbeiter, damit diese den Zielen auch auf unbekannten Wegen ein Stückchen näherkommen. Die Führungskraft fungiert dabei als Coach, Trainer oder Förderer.

Um das Teamgefühl in Zeiten der virtuellen Zusammenarbeit zu stärken, bieten sich zusätzlich folgende Vorgehensweisen an:

  1. Etablieren einer virtuellen Kaffeeküche: Führungskräfte können das Teamgefühl stärken, indem sie ihrem Team Raum für eine neue virtuelle morgendliche Begrüßungsroutine geben. Im Rahmen einer 20-minütigen „E-Coffee“ Besprechung können sich die Mitarbeiter auf Augenhöhe über ihre Gefühle und die Stimmung des räumlich getrennten Arbeitens austauschen, füreinander da sein und sich auch Tipps geben, wie sie sich am besten im häuslichen Umfeld mit den jeweiligen individuellen Anforderungen für ihre berufliche Tätigkeit einrichten.
  2. Einführen einer virtuellen Aktivitätenplanung: Eine virtuelle Aktivitätenplanung („Taskboard“ oder „Kanban Board“), die für alle Teammitglieder und die Führungskraft jederzeit zugänglich ist, unterstützt die erfolgreiche Koordination der virtuellen Teamarbeit. So kann sichergestellt werden, dass jedes Teammitglied zur richtigen Zeit an den richtigen Aufgaben arbeitet. Ein von der Führungskraft moderiertes tägliches 15-minütiges virtuelles Teammeeting („Daily Stand-up“) sichert zudem die Motivation der Teammitglieder. In diesem Meeting beantwortet jeder Teilnehmer drei Fragen, wobei der Schwerpunkt auf den letzten beiden Fragen liegen sollte:
    • Was habe ich gestern erledigt?
    • Woran arbeite ich heute?
    • Was behindert meine Arbeit?

Aufgabe der Führungskraft ist es, Hindernisse zu erkennen und zu beseitigen, wenn sich das Team nicht untereinander Hilfestellung geben kann.

  1. Überprüfen der Organisation der Meetings: Um die virtuelle Teamarbeit und die fokussierte Arbeit an den priorisierten Aktivitäten zu fördern, sind die bestehenden Meetings der analogen Zusammenarbeit hinsichtlich ihrer Relevanz für die virtuelle Zusammenarbeit und das Erreichen der gemeinsamen Ziele zu prüfen. Meetings, die bisher nur der Informationsvermittlung dienten, sollten ersatzlos gestrichen werden. Um Mitarbeiter inhaltlich ins Boot zu holen, können verschiedene andere Formate wie beispielsweise der Unternehmensblog oder die E-Mail genutzt werden.

Sie möchten Ihr Vorgehen als Führungskraft reflektieren oder Sie benötigen Unterstützung bei der Etablierung und Optimierung der virtuellen Führung und Zusammenarbeit? Lassen Sie uns gerne in den virtuellen Austausch gehen. Ich freue mich über Ihre Kontaktaufnahme unter jm@janinedodt.de oder +49 (0) 176 – 35 49 77 70.

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